司法部、國家檔案局關(guān)于發(fā)布《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》的通知
（１９８８年３月１８日 （８８）司發(fā)公字第０６２號）
各省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）、檔案局：
為加強對公證檔案的保管和利用，健全公證機關(guān)檔案管理制度，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，以及公證機關(guān)辦理公證的實踐，特制定《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》。凡一九八七年以來辦結(jié)的公證事項和一九八七年以前尚未立卷歸檔的公證文書材料，均按這兩個“辦法”的規(guī)定執(zhí)行。對于一九八七年以前已立卷歸檔的公證案卷，可不必重新排列裝訂，但須按《公證檔案管理辦法》的規(guī)定重新劃分保管期限，待超過保管期限后進行公證檔案鑒定時再行處理。
現(xiàn)將這兩個辦法及說明發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。
附：《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》
公證文書立卷歸檔辦法
第一章 總則
第一條 公證機關(guān)的公證文書，是國家的重要專業(yè)文書之一，它所形成的檔案，是公證機關(guān)進行公證證明活動和當事人從事民事活動的真實記錄，反映了公證機關(guān)貫徹執(zhí)行國家法律、法規(guī)和黨的各項方針政策的情況，體現(xiàn)了公證機關(guān)的基本職能。
第二條 公證機關(guān)必須嚴格按照公證文書材料立卷的要求，認真做好立卷歸檔工作。公證文書的立卷歸檔由承辦人負責，歸檔前由公證事項的主要承辦人負責立卷質(zhì)量的檢查。
第三條 公證文書材料分為國內(nèi)民事、涉外民事、國內(nèi)經(jīng)濟、涉外經(jīng)濟四類，按年度和一證一卷、一卷一號的原則立卷。同一當事人為同一目的而辦的數(shù)項公證，可合并為一卷。跨年度的公證事項，放在辦結(jié)年立卷。
第四條 公證機關(guān)用以辦理公證的各種證明材料、談話筆錄、往來公文等，都必須用鋼筆或毛筆書寫、簽發(fā)，字體要求整齊、清晰。
第二章 材料的收集、整理和排列順序
第五條 公證機關(guān)受理申請后，公證事項的承辦人即開始收集有關(guān)的各種證明材料，記錄整理談話筆錄、調(diào)查材料等，著手立卷的準備工作。
第六條 公證事項辦理結(jié)束或終止后，由承辦人檢查、整理該公證事項的全部文書材料，進行立卷歸檔工作。要補齊遺漏的證明材料，去掉不必立卷歸檔的材料。
第七條 檔案中內(nèi)容相同的文書材料一般只存一份，重份的材料一律剔除，但有領(lǐng)導(dǎo)同志批示的除外。為備日后查考，可根據(jù)需要將多余的公證書保留一至三份夾在已裝訂好的卷內(nèi)。
第八條 具有下列情況之一的文書材料，不必立卷歸檔：
１．辦理公證之前有關(guān)詢問如何辦理公證的信件、電文、電話記錄、談話筆錄以及復(fù)函等；
２．沒有參考價值的信封；
３．其他公證處委托代查的有關(guān)證明材料的草稿；
４．未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿、歷次修改草稿（定稿除外）；
５．不屬于公證業(yè)務(wù)范圍的人民來信等。
第九條 對不能附卷歸檔的實物證據(jù)，可將其照片及證物的名稱、數(shù)量、重量、規(guī)格、特征、保管處所、質(zhì)量檢查證明等記載或留存附卷后，分別保管。
第十條 公證案卷的排列順序應(yīng)為：
１．卷宗封面；
２．卷內(nèi)目錄；
３．公證書正文；
４．公證書簽發(fā)稿；
５．公證書譯文；
６．公證申請表；
７．當事人的身份證明；
８．當事人提供的有關(guān)證明材料；
９．當事人申請證明的文書材料原件，如遺囑、合同、委托書等；
１０．接待當事人的談話筆錄；
１１．公證處審查、調(diào)查所取得的證明材料；
１２．其他有關(guān)材料；
１３．公證員承辦公證事項的報批表；
１４．公證書發(fā)送回證；
１５．公證費收據(jù)或減免收費的申請與領(lǐng)導(dǎo)審批意見；
１６．備考表；
１７．附件袋；
１８．卷底。
第十一條 終止公證事項的案卷，應(yīng)按照公證活動的時間先后順序排列。公證人員對終止公證事項原因的記錄，或當事人申請撤回的書面材料，排在全部文書材料之后。
第三章 立卷編目和裝訂
第十二條 公證書材料一律使用阿拉伯數(shù)字逐頁編碼，頁碼位置正面在右上角，背面在左上角。
第十三條 按卷內(nèi)公證文書材料排列順序逐項登記好卷內(nèi)目錄，要求將每件文書材料的題名、承辦人姓名、年月日填寫清楚，并標明起止頁號。不能隨意更改和簡化文書材料的題名，沒有題名的應(yīng)擬寫題名。
第十四條 有關(guān)卷內(nèi)文書材料的說明，應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)，并填寫立卷人、檢查人姓名和立卷時間。
第十五條 卷宗封面所列項目要用鋼筆或毛筆逐項填寫清楚，案卷題名要簡明、確切地反映卷內(nèi)文書材料內(nèi)容，其中辦結(jié)日期為出具公證書的日期。
第十六條 公證檔案裝訂前要進一步整理。對破損的材料要修補或復(fù)制，復(fù)制件放在原件后面。裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙張加襯邊。紙面過大的材料，要按卷宗大小折疊整齊。對字跡難以辨認的材料，應(yīng)當附上抄件。需附卷的信封要打開平放，郵票不要揭掉。材料上的金屬物要全部剔除干凈。
第十七條 卷宗一律使用棉線繩，三眼或五眼訂牢。線繩要打成活結(jié)，在活結(jié)處貼上公證處封簽，并在騎縫線上加蓋立卷人名章。
第四章 歸檔
第十八條 公證文書材料應(yīng)在辦結(jié)后三個月內(nèi)整理歸檔，并由公證事項的承辦人根據(jù)《公證檔案管理辦法》的規(guī)定提出保管期限的意見，向檔案室移交，辦理移交手續(xù)。
涉及國家機密和個人隱私的公證事項均列為密卷，在歸檔時應(yīng)在檔案右上角加蓋密卷章。
第十九條 檔案管理人員要對移交的檔案進行嚴格檢查，凡不符合立卷規(guī)定要求的，一律退還給立卷人，重新整理。
第二十條 隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶等聲像檔案，應(yīng)在每盤磁帶上注明當事人的姓名、內(nèi)容、檔案編號、錄制人、錄制時間等逐盤登記造冊歸檔。
第五章 附則
第二十一條 各省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）可根據(jù)本省（區(qū)、市）的情況，制定補充辦法。
公證檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強公證檔案的科學(xué)管理，統(tǒng)一公證檔案管理工作制度，根據(jù)國家檔案局制定的《機關(guān)檔案工作條例》和《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》以及公證機關(guān)的實際情況，制定本辦法。
第二條 公證檔案是公證機關(guān)證明活動的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分，具有重要的查考利用價值。保管、整理好公證檔案是公證機關(guān)的重要任務(wù)。
第三條 公證檔案必須由公證處集中統(tǒng)一管理，并由專人負責。
第二章 管理體制和人員配備
第四條 公證處應(yīng)當配備專職或兼職檔案管理人員，根據(jù)條件逐步設(shè)立檔案機構(gòu)。
第五條 公證處的檔案工作受同級和上級司法行政機關(guān)檔案機構(gòu)指導(dǎo)，業(yè)務(wù)上受同級地方檔案行政管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。
第六條 公證檔案管理人員應(yīng)由堅持四項基本原則，認真執(zhí)行黨和國家的方針、政策，忠于職守、嚴守法紀、熱愛公證檔案工作，具有高中以上文化程度和一定專業(yè)知識的人員擔任。公證檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定。
第七條 公證檔案管理人員的任務(wù)是：
（一）收集、整理、保管和統(tǒng)計本處的檔案，做好檔案的接收、移交和登記，
并開展檔案利用工作；
（二）指導(dǎo)、督促和檢查公證人員對公證文書材料立卷歸檔；
（三）進行檔案鑒定；
（四）接受司法行政機關(guān)和地方檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，
定期匯報檔案工作情況；
（五）收集與公證業(yè)務(wù)有關(guān)的資料；
（六）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)檔案工作的其他任務(wù)。
第三章 檔案的接收和整理
第八條 接收檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照《公證文書立卷歸檔辦法》的要求，檢查案卷質(zhì)量，對符合要求的予以接收，并辦理檔案移交手續(xù)。
第九條 對接收的公證檔案，按國內(nèi)的民事、涉外民事、國內(nèi)經(jīng)濟、涉外經(jīng)濟的類別和年度、保管期限等編寫歸檔順序號、填寫檢索卡片、檔案目錄登記簿、檔案收進登記簿。以密卷保存的檔案，應(yīng)單獨編號歸檔。
第十條 在編號、登記后的檔案封面的左上角應(yīng)蓋上“歸檔”章，以區(qū)別未編號、登記歸檔的案卷，并按類別、年度、保管期限放進專門的檔案柜保管。
第四章 檔案的借調(diào)與查閱
第十一條 公證機關(guān)應(yīng)嚴格執(zhí)行保密制度，建設(shè)公證檔案借閱制度和檔案借閱登記簿。借閱檔案必須履行一定的批準和登記手續(xù)，并限定借閱期限。在限期內(nèi)因特殊情況不能按期歸還的，應(yīng)辦理延期手續(xù)。
第十二條 本公證處的公證人員因工作需要，履行借閱登記手續(xù)后，可以借閱公證檔案。
第十三條 同級或上級司法行政機關(guān)的公證管理部門因工作需要借閱公證檔案的，應(yīng)履行借閱登記手續(xù)。
第十四條 人民法院、人民檢察院和有關(guān)國家機關(guān)因工作需要，要求查閱有關(guān)檔案的，應(yīng)出具正式查卷函件，經(jīng)公證處主任批準后辦理查閱手續(xù)。因特殊情況必須借出的，應(yīng)經(jīng)同級司法行政機關(guān)批準。借出時要交點清楚，辦理正式借據(jù)，并限期歸還。 借出的檔案不得轉(zhuǎn)借其他單位或人員使用。
第十五條 除人民法院、人民檢察院和有關(guān)國家機關(guān)外，其他單位和個人一般不得借調(diào)和查閱公證檔案。因特殊情況必須查閱的，須由公證處報經(jīng)同級司法行政機關(guān)批準。
第十六條 律師因訴訟代理的需要，向公證機關(guān)提交律師的身份證明、律師事務(wù)所的查卷證明，及當事人同意律師查閱本人的公證檔案的證明，經(jīng)公證處主任或副主任批準后，可查閱當事人提交給公證處的證明材料和公證處所記錄的與當事人談話筆錄。
第十七條 凡涉及國家機密和個人隱私的公證密卷檔案，以及當事人要求保密的公證檔案，一般不得借調(diào)和查閱。特殊情況必須查閱的，須經(jīng)當事人同意后，由公證處報同級司法行政機關(guān)批準。
第十八條 凡經(jīng)批準允許查閱的公證檔案，可以摘抄或復(fù)印所查閱的內(nèi)容。
第十九條 對查閱或借出的公證檔案，要及時催還。還回時如發(fā)現(xiàn)案卷被拆，文件材料短缺、涂改、增刪、污損等情況，應(yīng)立即向本處領(lǐng)導(dǎo)匯報并及時追查。
第二十條 檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度，保守國家機密和當事人的秘密。不得超越制度向任何人提供檔案或擴大利用范圍；不得向他人泄露檔案的內(nèi)容。
第五章 檔案的保管期限
第二十一條 公證檔案的保管期限規(guī)定為永久、長期和短期三種。
凡屬于需要長遠查考、利用的公證檔案，列為永久保管。
凡屬于在相當長時期內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的公證檔案，列為長期保管，保管期限為六十年。
凡屬于在較短的時間內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的公證檔案，列為短期保管，保管期限為二十年。
第二十二條 公證檔案的保管期限，從公證事項辦結(jié)或終止后的下一年起算。
第二十三條 下列公證檔案，列為永久保管：
１．收養(yǎng)證明；
２．解除收養(yǎng)證明；
３．出生證明、死亡證明；
４．結(jié)婚證明、離婚證明；
５．親屬關(guān)系證明；
６．繼承權(quán)證明；
７．有關(guān)財產(chǎn)轉(zhuǎn)移方面的聲明書證明；
８．贈與證明；
９．房屋買賣證明；
１０．析產(chǎn)證明、產(chǎn)權(quán)證明；
１１．遺囑證明；
１２．學(xué)歷證明；
１３．提存證明；
１４．宅基地使用權(quán)證明；
１５．商標注冊證明；
１６．公司章程證明；
１７．涉及到不動產(chǎn)的證據(jù)保全證明。
第二十四條 下列公證檔案，列為長期保管：
１．受過或未受刑事處分證明；
２．職稱證明；
３．國籍證明；
４．營業(yè)證書證明；
５．抵押、擔保證明；
６．招標投標證明；
７．聯(lián)營協(xié)議證明；
８．中外合資、外資企業(yè)的合同證明；
９．申請專利的有關(guān)證明；
１０．勞務(wù)合同證明；
１１．清點遺產(chǎn)證明；
１２．證據(jù)保全證明；
１３．房屋租賃證明；
１４．涉及到不動產(chǎn)的副本、節(jié)本、譯本、影印本與原本相符證明；
１５．履行期在十六年以上的農(nóng)林牧副漁各業(yè)承包合同證明；
１６．履行期在十六年以上的其他合同證明；
１７．用于訴訟的有關(guān)證明。
第二十五條 下列公證檔案，列為短期保管：
１．生存證明、健康證明；
２．定居證明；
３．未婚證明、無配偶證明；
４．委托書、委任書證明；
５．援外人員勞動保險證明；
６．副本、節(jié)本、譯本、影印本與原本相符證明；
７．現(xiàn)場監(jiān)督證明；
８．商品成分證明；
９．技術(shù)標準證明；
１０．企業(yè)承包、租賃證明；
１１．生產(chǎn)經(jīng)營責任制證明；
１２．執(zhí)行許可證明；
１３．保管遺囑或其他文件證明；
１４．履行期在十五年以下的農(nóng)林牧副漁各業(yè)承包合同證明；
１５．其他履行期在十五年以下的合同證明。
第二十六條 凡終止的公證事項所形成的檔案，列為短期保管。
第二十七條 公證處復(fù)查公證事項所形成的文書材料，應(yīng)與原公證檔案合并保管；由司法行政機關(guān)復(fù)查的，應(yīng)將其復(fù)查結(jié)論存入原公證檔案內(nèi)，其保管期限均與原公證檔案相同。復(fù)查后作出撤銷公證書決定的，其公證檔案與復(fù)查材料或撤銷公證書的決定和通知合并重新列為短期保管，其保管期限從原公證檔案保管期限的起算時間開始計算。
第二十八條 公證處總登記簿冊列為永久保管。
第二十九條 對于未規(guī)定保管期限的公證檔案，須由公證處比照上列檔案保管期限的規(guī)定提出保管期限的意見，并報上級司法行政機關(guān)批準后執(zhí)行。
第六章 檔案的鑒定和銷毀
第三十條 對于超過保管期限的檔案應(yīng)定期進行鑒定，鑒定工作由公證處主任、檔案管理人員和公證員組成鑒定小組共同進行。
第三十一條 經(jīng)鑒定，對仍有保存價值的案卷，應(yīng)采取提高保管期限檔次的辦法延長保管期限。對確無保存價值的檔案應(yīng)進行登記造冊，連同銷毀報告一并報同級司法行政機關(guān)，經(jīng)書面批準后予以銷毀。
第三十二條 被批準銷毀的公證檔案，應(yīng)將公證書留下一份，按年度、類別整理立卷，并同銷毀報告的批件、檔案銷毀清冊一起，劃為永久保管。
第三十三條 為防止遺失和泄密，銷毀檔案應(yīng)由兩人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字。
第七章 檔案的統(tǒng)計和移交
第三十四條 公證處應(yīng)建立公證檔案的統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，并按規(guī)定向有關(guān)上級機關(guān)和檔案行政管理部門報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。
第三十五條 直轄市公證處列為永久保管的公證檔案，在本處保存二十年；其他公證處列為永久、長期保管的公證檔案，在本處保存十年，保存期滿后，連同案卷目錄（一式三份）和有關(guān)檢索工具、參考資料，一并向同級地方檔案館移交。對移交的檔案，一律填寫檔案移出登記簿。
第三十六條 公證處設(shè)置變更時，應(yīng)對公證檔案進行清理，并按下列辦法處理：
（一）撤銷的公證處的檔案，應(yīng)向同級地方檔案館移交或由同級或上級司法行政機關(guān)代管；
（二）一個公證處劃分為幾個公證處的，其公證檔案由一個公證處代管或向同級地方檔案館移交；
（三）幾個公證處合并為一個公證處的，各個公證處的檔案應(yīng)移交給合并后的公證處，或分別向同級地方檔案館移交；
（四）公證處撤銷或合并時，沒有辦理完畢的公證事項，可移交給新的公證處繼續(xù)辦理，并作為新的公證處的檔案加以保存；
（五）一個公證處的部分業(yè)務(wù)劃給另一個公證處的，其檔案不得移交。接受業(yè)務(wù)的公證處因工作需要，可以借閱或復(fù)制。
第八章 檔案的保管和防護
第三十七條 公證檔案應(yīng)堅實、防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲、防光、防污染，室內(nèi)要保持清潔、整齊、通風。要購置必要的檔案柜、消防器材、去濕機、空調(diào)機等設(shè)備，并逐步采用先進技術(shù)，提高檔案的管理水平。
第三十八條 檔案室要專用，不得存放與檔案無關(guān)的物品。嚴禁在檔案室周圍存放易燃物。
第三十九條 隨卷歸檔的錄音帶、錄相帶等聲像檔案，應(yīng)單獨存放保管，防止磁化，并根據(jù)保管期限定期復(fù)制。
第四十條 檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，對于破損、蟲蛀、鼠咬、變質(zhì)、字跡褪色的檔案要及時采取防治措施，并進行修補和復(fù)制。發(fā)現(xiàn)案卷丟失的，應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報，并積極查找。
第四十一條 檔案人員調(diào)動工作的，應(yīng)在離職前做檔案移交工作，辦理交接手續(xù)。
第九章 附則
第四十二條 各省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）可根據(jù)本省（區(qū)、市）的情況，制定補充辦法。